Servicios Compartidos

Los Centros de Servicios Compartidos son un modelo de gestión que disminuye costos, simplifica procesos y genera valor. La estrategia de implementar los Servicios Compartidos permite consolidar, estandarizar y rediseñar funciones comunes de una empresa o unidad de negocio.

En esencia, este modelo selecciona un área de la organización donde se prestan servicios comunes a otras áreas, gestionando actividades de soporte que estaban realizando de forma descentralizada.

La clave del éxito de este modelo está en la automatización de procesos mediante una tecnología adecuada y eficiente, además de mantener una plantilla muy ajustada dedicada a la gestión de incidencias de procesos altamente estandarizados.

Hacer más eficientes las operaciones de la compañía y mejorar los niveles de servicio son algunos de los objetivos principales de los CSC. 

¿Por quÉ helppeople Service Management?

helppeople Service Management es una suite multi-área, la cual permite paramétrizar cada área de servicio de manera independiente una de otra, definiendo el portafolio y el catálogo de servicios de acuerdo a su modelo de negocio.

Todo lo anterior se logra de una manera centralizada, a través de una consola que permita dar atención y soporte a diferentes tipos de casos como: incidentes, problemas, requerimientos o cambios.

Para que el centro de Servicios compartidos funcione de manera adecuada helppeople Service Management ofrece las siguientes características:

  1. Acceso a helppeople Service Management desde un portal web para todos sus usuarios.
  2. Único espacio para atender solicitudes: Donde se pueda visualizar toda la trazabilidad y el historial de la gestión realizada sobre la mesa de servicios y ejecutada por cada área participante del CSC.
  3. Base de datos de conocimiento: Donde se pueda capitalizar y almacenar toda la información recolectada en la resolución de casos y que ayuden al usuario final a realizar una gestión de auto-consulta. Igualmente establecer procesos de mejora continua.
  4. Motor de reglas de negocio, enrutamientos automáticos y notificaciones por correo electrónico. Permite estandarizar las solicitudes de servicio realizadas de todas las áreas parametrizadas y sean actividades recurrentes, por ejemplo, aprobación de compra de una cartera, pagos a proveedores, solicitudes de descuento, etc.
  5. Generación de reportes: Con estos se puede medir el nivel de satisfacción, el nivel de utilización de la herramienta, los procesos internos, etc. También se puede conocer los indicadores de gestión de cada una de las diferentes áreas, para garantizar que se encuentran en el nivel óptimo de prestación de servicios exigidos por la empresa.
  6. Diseño del catálogo de servicios por cada una de las áreas operacionales.

Este diseño de catálogo se realiza en conjunto con los consultores designados por helppeople Software para el diseño del mismo.

  • Este catálogo de servicios se debe definir de acuerdo a las líneas de negocio, dependencias, sedes, ubicaciones, etc.
  • helppeople Software, en compañía de las personas indicadas para la ejecución del proyecto, se encargará de realizar la jerarquización de los servicios que se van a ofrecer y prestar por las áreas destinadas para la creación del Centro de Servicios Compartidos, además de crear los grupos de responsables encargados de atender los servicios.